Trong chương trình tour Đà Lạt 3 ngày 2 đêm dành cho đoàn 150 khách có hoạt động Teambuilding, tôi trực tiếp đồng hành cùng đoàn và đội ngũ Hoa Dalat Travel tại thác Datanla. Đây cũng là dịp tôi quan sát lại điểm đến này dưới góc độ của một người đang trực tiếp vận hành đoàn lớn, thay vì chỉ đến khảo sát với vài thành viên trong công ty.
Khi đi cùng 150 khách, tôi không còn nhìn Datanla đơn thuần bằng câu hỏi “điểm này có đẹp không?”. Điều tôi quan tâm nhiều hơn là xe đưa khách đến đâu, 150 người xuống xe và tập trung thế nào, nhóm đầu và nhóm cuối cách nhau bao lâu, khách lớn tuổi di chuyển ra sao, những người tham gia các trải nghiệm khác nhau sẽ tập hợp lại ở đâu và làm thế nào để toàn bộ đoàn rời Datanla mà không ảnh hưởng tới chương trình phía sau.
Tôi khảo sát thác Datanla trong hoàn cảnh nào?
Tôi khảo sát Datanla ngay trong lúc trực tiếp đồng hành đoàn 150 khách tham gia tour Đà Lạt 3 ngày 2 đêm. Vì vậy, những gì tôi quan sát không chỉ là cảnh quan mà còn gồm quá trình xe đến điểm, tập trung khách, chia nhóm, tham quan, trải nghiệm và tập hợp đoàn trở lại.
Tôi đã đến nhiều điểm du lịch ở Đà Lạt trong quá trình xây chương trình tour, nhưng đi khảo sát với vài người và trực tiếp có mặt trong một đoàn 150 khách là hai trải nghiệm hoàn toàn khác nhau.
Với nhóm nhỏ, một vài người đi chậm hơn gần như không tạo ra vấn đề. Với 150 khách, chỉ cần mỗi công đoạn chậm thêm một chút là tổng thời gian có thể thay đổi đáng kể.
Đây là lý do khi xây tour Đà Lạt 3 ngày 2 đêm theo lịch trình và nhịp di chuyển thực tế, tôi không muốn đội ngũ chỉ nhìn vào khoảng cách giữa các điểm trên bản đồ. Một chương trình chỉ thực sự tốt khi nó chạy được với đoàn thật.
Sau trải nghiệm thực tế, tôi đánh giá Datanla có phù hợp với đoàn 150 khách không?
Theo trải nghiệm của tôi trong chuyến đi này, Datanla có thể đưa vào chương trình đoàn 150 khách, nhưng không nên để 150 người tham quan theo cách của khách lẻ. Đoàn phải được chia thành những nhóm dễ kiểm soát, có điểm tập trung và thời gian quay lại rõ ràng.
Nếu chỉ hỏi tôi Datanla có đáng đi hay không thì câu trả lời đó chưa đủ cho một người đang chuẩn bị chương trình doanh nghiệp. Điều quan trọng hơn là điểm đến có phù hợp với cơ cấu thành viên của đoàn hay không.
Trong 150 khách có thể có người trẻ thích trải nghiệm, người chỉ muốn ngắm cảnh, khách lớn tuổi muốn đi chậm hơn và những thành viên không muốn tham gia cùng một hoạt động. Tôi không cho rằng cách tốt nhất là bắt tất cả phải đi cùng một tốc độ.
Người muốn tìm hiểu riêng về điểm đến có thể đọc kinh nghiệm tham quan thác Datanla Đà Lạt từ khảo sát thực tế. Còn điều tôi muốn chia sẻ trong bài này là những gì xảy ra khi một điểm du lịch được đặt vào chương trình của 150 người.
Điều đầu tiên tôi kiểm tra khi xe đưa 150 khách tới Datanla là gì?
Tôi không bắt đầu bằng việc nhìn thác. Điều đầu tiên tôi quan sát là quá trình xe đưa khách đến điểm, vị trí xuống xe, nơi tập trung và cách đội ngũ đưa 150 người từ trạng thái đang ngồi trên xe thành những nhóm tham quan có tổ chức.
Với đoàn lớn, chuyến tham quan thực sự bắt đầu từ thời điểm chiếc xe đầu tiên đến nơi chứ không phải khi khách đứng trước thác.
Nếu nhiều xe tới cùng thời điểm, khách vừa xuống đã tự tản ra thì chỉ vài phút sau đoàn có thể bị kéo thành một khoảng rất dài. Nhóm đầu đã bắt đầu tham quan trong khi nhóm cuối còn chưa tập trung xong.
Đây là lý do trong các đoàn tôi trực tiếp theo dõi, tôi luôn quan tâm đến điểm tập kết trước khi khách tách nhóm. Khi tất cả đã biết mình đi cùng ai, người phụ trách là ai, gặp lại ở đâu và thời điểm nào phải quay lại thì quá trình phía sau dễ kiểm soát hơn nhiều.
Phương tiện cũng phải được tính cùng lịch trình. Khi phục vụ đoàn đông, việc bố trí xe du lịch Đà Lạt từ 4 đến 45 chỗ theo quy mô và tuyến đi không thể là việc thực hiện sau cùng. Xe và lịch trình phải được thiết kế cùng nhau.
Vì sao tôi không muốn 150 khách di chuyển như một khối duy nhất?
Qua thực tế dẫn đoàn, tôi thấy 150 khách nên được quản lý như nhiều nhóm nhỏ thay vì một đoàn duy nhất. Khi mỗi nhóm có người phụ trách, việc kiểm khách, nhắc giờ và hỗ trợ người đi chậm trở nên rõ ràng hơn.
Một đoàn đông nhìn từ bên ngoài có thể là một tập thể duy nhất, nhưng trong quá trình vận hành tôi luôn xem nó như nhiều nhóm có nhu cầu khác nhau.
Có thể chia theo xe nếu thành viên đã quen với nhóm đi cùng. Trong một số trường hợp, tôi lại ưu tiên nhìn theo tuổi hoặc nhu cầu trải nghiệm. Nhóm trẻ có thể muốn dành nhiều thời gian cho hoạt động hơn, trong khi người lớn tuổi chỉ cần một chương trình nhẹ nhàng.
Điều tôi cần không phải tất cả 150 người làm cùng một việc. Tôi cần mỗi người biết mình đang ở nhóm nào, ai đang phụ trách và đến thời điểm nào phải quay về.
Khi dẫn đoàn đông tại Datanla, điều gì khiến tôi quan tâm nhất về an toàn?
Điều tôi quan tâm không chỉ là quy định an toàn của từng hoạt động mà còn là khả năng kiểm soát vị trí của khách. Với đoàn 150 người, việc một thành viên tách nhầm nhóm, không nhớ điểm hẹn hoặc đi chậm hơn dự kiến cũng có thể trở thành vấn đề vận hành.
Tôi không cho rằng quản lý an toàn là đứng trước đoàn và nhắc một câu “mọi người chú ý an toàn”. Với đoàn lớn, thông tin phải cụ thể hơn: nhóm nào đi đâu, ai đang phụ trách, điểm hẹn ở đâu và những ai cần được hỗ trợ nhiều hơn.
Đặc biệt với người lớn tuổi hoặc thành viên hạn chế vận động, tôi không muốn xây lịch trình dựa vào tốc độ của những người khỏe nhất. Một chương trình tốt phải tính được nhịp của những người đi chậm hơn.
Khi cần đối chiếu thông tin nền về Datanla, người đọc có thể tham khảo hồ sơ thác Datanla trên Cơ sở dữ liệu ngành Du lịch Việt Nam. Trong quá trình xây tour thực tế, đội ngũ của tôi vẫn phải kiểm lại tình trạng cụ thể theo đúng thời điểm đoàn đi.
Nguyên tắc này cũng được Hoa Dalat Travel áp dụng khi xây tour Đà Lạt 1 ngày theo thời lượng và sức khỏe của người tham gia. Tôi không muốn một chương trình có nhiều điểm nhưng phần lớn thời gian khách chỉ chạy theo lịch.
Trải nghiệm tại Datanla thay đổi cách tôi tính thời gian đoàn như thế nào?
Điều tôi rút ra là thời gian của một trải nghiệm phải được tính theo nhóm cuối cùng hoàn thành, không phải người đầu tiên. Với 150 khách, những phút chờ nhỏ ở từng công đoạn cộng lại có thể ảnh hưởng đáng kể tới cả ngày.
Khi đi tự túc, một người có thể quyết định tại chỗ mình muốn tham gia hoạt động nào. Nhưng tôi không thể áp dụng cách đó cho 150 khách.
Nếu cả đoàn tới điểm rồi mới bắt đầu hỏi từng thành viên muốn tham gia trải nghiệm nào, chỉ riêng quá trình lựa chọn và chia người cũng mất thời gian. Những hoạt động có khả năng tạo chênh lệch lớn về thời lượng nên được tính trước trong chương trình.
Nhóm không tham gia một trải nghiệm cũng phải có phương án rõ ràng. Tôi không muốn một nhóm khách đứng chờ mà không biết tiếp theo mình sẽ đi đâu hoặc bao giờ đoàn tập hợp.
Ba video dưới đây ghi lại điều gì trong chuyến khảo sát của tôi?
Tôi giữ lại ba video từ chương trình vì video cho người đọc thấy bối cảnh thực tế rõ hơn ảnh tĩnh. Đây không phải video dựng lại để minh họa cho bài viết sau này mà là tư liệu được ghi trong quá trình đoàn thực sự tham gia chương trình tại Datanla.
Tôi bố trí Datanla thế nào khi đoàn còn chương trình Teambuilding?
Tôi không xem Datanla là một chương trình đứng riêng. Khi tour còn Teambuilding, thời gian tại Datanla phải được tính sao cho khách vẫn còn đủ sức và đủ thời gian cho hoạt động tập thể phía sau.
Có một điểm tôi muốn nói rõ: đoàn 150 khách trong chuyến này tham gia tour 3 ngày 2 đêm có hoạt động Teambuilding. Điều đó không có nghĩa Teambuilding được tổ chức tại Datanla.
Với tôi, điểm tham quan, bữa ăn, khách sạn, Teambuilding và Gala đều nằm trong cùng một chuỗi vận hành. Nếu một mắt xích kéo dài quá mức thì những phần sau sẽ chịu ảnh hưởng.
Tôi đã gặp nhiều proposal du lịch nhìn rất hấp dẫn vì một ngày có rất nhiều hoạt động. Nhưng khi trực tiếp đi cùng khách, điều tôi quan tâm hơn là đến cuối ngày khách còn đủ năng lượng để tham gia chương trình chính hay không.
Đó cũng là cách chúng tôi xây tour Team Building Đà Lạt dành riêng cho đoàn doanh nghiệp: bắt đầu từ mục tiêu của chương trình và đặc điểm đoàn, sau đó mới lựa chọn điểm tham quan phù hợp.
Khâu nào tại Datanla khiến tôi đặc biệt chú ý khi chuẩn bị rời điểm?
Khâu tôi chú ý nhất là thu đoàn. Khi mới đến, khách còn nằm trong cấu trúc của từng xe; sau khi tham quan, 150 người đã tách thành nhiều nhóm. Vì vậy, việc đưa tất cả trở lại đúng điểm tập trung và đúng xe mới là bài kiểm tra thực sự của khả năng điều hành.
Tôi luôn phân biệt hai mốc: giờ bắt đầu gọi khách quay lại và giờ xe thực sự cần rời điểm.
Nếu đến đúng giờ xe phải chạy mới bắt đầu tìm khách, gần như chắc chắn chương trình sẽ chậm. Với đoàn đông, người điều hành phải bắt đầu thu nhóm từ trước.
Tôi cũng không muốn một người duy nhất phải kiểm toàn bộ 150 khách. Nếu mỗi nhóm đã có người phụ trách từ đầu, lúc tập trung lại từng đầu mối chỉ cần kiểm nhóm của mình rồi báo về trưởng đoàn.
Đây là loại chi tiết mà tôi muốn đưa vào cẩm nang chọn tour Đà Lạt theo lịch trình và hậu cần thực tế, bởi người đi tour thường chỉ nhìn thời gian tham quan mà ít thấy những khoảng chuyển tiếp phía sau.
Trước ngày đưa đoàn đến Datanla, tôi có kiểm tra lại tuyến đường không?
Có. Tôi không cho rằng đã từng chạy một tuyến thì những lần sau có thể mặc định điều kiện giao thông giống nhau. Với đoàn nhiều xe, thay đổi trên tuyến đường tiếp cận có thể ảnh hưởng trực tiếp tới giờ tới điểm và toàn bộ chương trình.
Khi xây tour, đội điều hành phải cập nhật tình hình gần ngày khởi hành. Tôi không muốn lấy thông tin của một chuyến khảo sát cũ để cam kết cho một chuyến đi trong tương lai.
Để theo dõi các thông tin hạ tầng khu vực cửa ngõ Đà Lạt, có thể đối chiếu thêm thông tin về hạ tầng và an toàn khu vực đèo Prenn trên Báo Lâm Đồng. Tuy nhiên trước ngày chạy đoàn, chúng tôi vẫn kiểm tra lại tình trạng thực tế thay vì suy ra từ một bài báo.
7 kinh nghiệm tôi rút ra sau khi trực tiếp dẫn đoàn 150 khách tại Datanla
Sau chuyến đi, tôi thấy 7 nguyên tắc có giá trị nhất là: tính thời gian theo người cuối cùng, chia đoàn thành nhóm nhỏ, xác định điểm hẹn trước khi khách tách nhóm, không ép tất cả trải nghiệm giống nhau, tính hoạt động tự chọn vào timeline, luôn có thời gian dự phòng và không để một điểm tham quan phá vỡ toàn bộ lịch trình.
- Tôi luôn nhìn vào người cuối cùng, không phải người đầu tiên. Nhóm đầu hoàn thành không có nghĩa cả đoàn đã hoàn thành.
- Tôi muốn điểm hẹn được nói trước khi khách tản ra. Khi 150 người đã đi nhiều hướng, phổ biến lại thông tin khó hơn rất nhiều.
- Tôi quản lý một đoàn lớn bằng nhiều nhóm nhỏ. Cách này giúp kiểm khách và hỗ trợ thành viên rõ ràng hơn.
- Tôi không bắt tất cả phải tham gia cùng một trải nghiệm. Tuổi, sức khỏe và sở thích khác nhau cần được tôn trọng.
- Tôi tính cả thời gian của những hoạt động tự chọn. Chỉ một nhóm nhỏ về muộn vẫn có thể khiến cả đoàn phải chờ.
- Tôi không thích lịch trình kín từng phút. Khi có 150 khách, chương trình phải có khoảng để hấp thụ những chênh lệch bình thường trong thực tế.
- Tôi luôn đặt một điểm tham quan trong toàn bộ chuyến đi. Datanla có hấp dẫn đến đâu cũng không nên làm hỏng Teambuilding, bữa ăn hoặc chương trình quan trọng phía sau.
Những gì tôi quan sát trong các chuyến đi cũng là cơ sở để Hoa Dalat Travel tiếp tục hoàn thiện hệ thống kinh nghiệm du lịch Đà Lạt dựa trên tình huống và trải nghiệm thực tế, thay vì chỉ tổng hợp lại những thông tin có sẵn trên Internet.
Tôi đánh giá Datanla thế nào với người lớn tuổi và trẻ em trong đoàn?
Tôi không đánh giá một điểm là phù hợp hay không chỉ bằng độ tuổi. Điều quan trọng là hoạt động nào được lựa chọn, thể trạng của từng thành viên và cách tổ chức. Người lớn tuổi, trẻ nhỏ và nhóm khách trẻ không nhất thiết phải đi cùng một nhịp.
Khi trực tiếp theo đoàn, tôi thường nhìn vào những thành viên di chuyển chậm hơn. Nếu chương trình chỉ phù hợp với nhóm trẻ và khỏe nhất thì theo tôi đó chưa phải một chương trình tốt cho cả đoàn.
Tôi thích phương án các nhóm có thể chọn cách trải nghiệm khác nhau nhưng cùng quay về một điểm hẹn. Như vậy người lớn tuổi không phải cố theo nhóm trẻ, trong khi những người muốn trải nghiệm nhiều hơn vẫn có không gian riêng.
Sau chuyến đi này, tôi có đưa Datanla vào tour doanh nghiệp không?
Có, nếu thành phần đoàn và quỹ thời gian phù hợp. Tôi không đưa Datanla vào mọi chương trình một cách mặc định. Quyết định phải dựa trên số khách, độ tuổi, mục tiêu chuyến đi, hoạt động Teambuilding, khách sạn, phương tiện và những điểm còn lại trong ngày.
Sau chuyến đi, nếu chỉ nói “Datanla đẹp và đáng đi” thì theo tôi chưa đủ giá trị cho một doanh nghiệp đang chuẩn bị chương trình.
Điều tôi cần biết là điểm này nên đặt ở thời điểm nào, đoàn nên dành bao nhiêu thời gian, nhóm nào phù hợp với trải nghiệm nào và phải bắt đầu tập hợp khách từ lúc nào để bảo vệ lịch trình phía sau.
Đó là lý do với tour Đà Lạt được thiết kế theo thời lượng, đối tượng và mục tiêu chuyến đi, chúng tôi không lấy một chương trình dành cho 20 người rồi chỉ thay số lượng thành 150.
Vì sao tôi vẫn trực tiếp đi cùng những đoàn như chuyến Datanla?
Tôi trực tiếp theo đoàn vì có những vấn đề không thể nhìn thấy hết trên lịch trình. Khi có mặt tại điểm, tôi có thể quan sát cách xe, khách, hướng dẫn viên, thời gian và điểm tham quan tác động lẫn nhau trong một chương trình đang thực sự diễn ra.
Trong quá trình phát triển Hoa Dalat Travel, tôi nhận ra rằng rất dễ xây một lịch trình đẹp trên máy tính. Khoảng cách giữa hai điểm có thể gần, thời gian nhìn trên bản đồ có thể hợp lý và danh sách điểm có thể rất hấp dẫn.
Nhưng khi 150 người cùng bước xuống xe, mọi thứ trở nên thực tế hơn.
Một khoảng cách 500 mét có thể không đáng kể với người trẻ nhưng lại khác với người lớn tuổi. Một hoạt động mất vài phút với một khách có thể thành một khoảng đáng kể khi hàng chục người cùng tham gia. Một lần tập trung chậm có thể làm giờ ăn của cả đoàn thay đổi.
Đó là những thứ tôi muốn tận mắt nhìn thấy.
Tôi không đi khảo sát để có thêm một bức ảnh chứng minh mình đã đến Datanla. Tôi muốn biết khi đưa khách của Hoa Dalat Travel tới đây thì chương trình thực sự vận hành thế nào và còn điều gì chúng tôi có thể làm tốt hơn.
Điều quan trọng nhất tôi ghi nhận sau chuyến Datanla là gì?
Điều quan trọng nhất tôi ghi nhận là với đoàn 150 khách, chất lượng chương trình không nằm ở việc đưa khách tới được bao nhiêu điểm. Điều quan trọng hơn là cả đoàn có di chuyển thoải mái, được chia nhóm hợp lý, tham gia đúng trải nghiệm và rời điểm đúng nhịp để phần còn lại của tour vẫn diễn ra tốt hay không.
Sau chuyến đi này, tôi vẫn đánh giá Datanla là một điểm có thể đưa vào chương trình của đoàn doanh nghiệp. Nhưng tôi sẽ không áp dụng cùng một cách tổ chức cho mọi đoàn.
Một đoàn trẻ, một đoàn có nhiều gia đình và một đoàn có nhiều người lớn tuổi sẽ cần những phương án khác nhau. Số lượng xe khác nhau cũng làm cách tập kết khác. Có hoặc không có Teambuilding trong ngày cũng làm thời lượng Datanla phải thay đổi.
Đó là lý do tôi luôn xem khảo sát thực tế là quá trình liên tục. Một chuyến đi không tạo ra công thức cố định cho tất cả các đoàn sau. Nó cho chúng tôi thêm dữ liệu để đưa ra quyết định tốt hơn.
Và với tôi, đó mới là giá trị thực sự của việc trực tiếp có mặt cùng khách.
