Tôi là Nguyễn Xuân Đức, CEO Hoa Dalat Travel. Trong chuyến làm việc tại Terracotta Hotel & Resort Dalat, tôi cùng Giám đốc Nguyễn Thị Tuyết Hoa trực tiếp đến khu nghỉ dưỡng để xem phòng, đi qua các khu vực phục vụ khách và trao đổi với đại diện phụ trách kinh doanh trước khi Hoa Dalat Travel hoàn tất hợp tác phân phối phòng theo chính sách đại lý cấp 1.
Tôi đã làm dịch vụ lưu trú nhiều năm nên càng ngày càng ít tin vào việc có thể hiểu một resort chỉ bằng bảng giá và bộ ảnh đẹp. Bảng giá cho tôi biết tên phòng và số tiền phải trả. Những gì tôi cần biết thêm là khách thực sự sẽ ngủ ở đâu, đi lại thế nào, loại phòng đó hợp với ai, gia đình có trẻ nhỏ cần hỏi thêm điều gì và đoàn đông sẽ phát sinh vấn đề ở khâu nào.
Vì vậy chuyến đi Terracotta lần này không dừng ở việc gặp đối tác. Tôi muốn tự mình nhìn sản phẩm trước, sau đó mới cùng đội ngũ đưa những gì đã ghi nhận vào quá trình tư vấn khách.
Chuyến khảo sát Terracotta có những ai tham gia?
Phía Hoa Dalat Travel có tôi – CEO Nguyễn Xuân Đức – và Giám đốc Nguyễn Thị Tuyết Hoa trực tiếp tham gia. Chúng tôi đến Terracotta để khảo sát sản phẩm lưu trú, gặp đại diện resort, trao đổi việc phân phối phòng và hoàn tất quá trình hợp tác theo chính sách đại lý cấp 1.
| Nội dung | Thông tin |
|---|---|
| Đơn vị | Hoa Dalat Travel |
| Người trực tiếp khảo sát | CEO Nguyễn Xuân Đức |
| Người cùng tham gia | Giám đốc Nguyễn Thị Tuyết Hoa |
| Địa điểm | Terracotta Hotel & Resort Dalat, khu Hồ Tuyền Lâm |
| Mục đích | Khảo sát sản phẩm lưu trú và làm việc về hợp tác bán phòng |
| Kết quả làm việc | Hợp tác phân phối phòng theo chính sách đại lý cấp 1 |
| Tư liệu chuyến đi | 28 hình ảnh và 11 video thực tế |
Vì sao tôi muốn đến tận Terracotta trước khi đẩy mạnh bán phòng?
Điều tôi cần là hiểu nơi khách sẽ ở, không phải chỉ thuộc bảng giá. Một căn phòng nhìn đẹp trong ảnh vẫn có thể không phù hợp với gia đình nhiều người; một resort nhiều cây xanh và rộng lại đặt ra câu hỏi khác về khoảng cách đi bộ, hành lý, trẻ nhỏ và người cao tuổi.
Khi tư vấn khách sạn Đà Lạt theo nhu cầu thực tế, tôi thường gặp những booking mà vấn đề không nằm ở giá. Khách chọn đúng khách sạn nhưng sai hạng phòng, chọn đúng resort nhưng sai vị trí, hoặc chỉ tới lúc nhận phòng mới phát hiện cấu hình giường không giống nhu cầu của gia đình.
Tôi muốn giảm những tình huống như vậy từ trước khi khách chuyển tiền.
Ở Terracotta, tôi quan sát mọi thứ từ góc nhìn của người sẽ phải tư vấn lại cho khách: đi hai người khác gì đi cả gia đình, khách nghỉ dưỡng khác gì khách vẫn muốn vào trung tâm mỗi tối, đoàn nhiều phòng khác gì khách lẻ một phòng.
Khuôn viên Terracotta làm thay đổi trải nghiệm lưu trú ra sao?
Ở một khu nghỉ dưỡng rộng ven Hồ Tuyền Lâm, trải nghiệm không chỉ diễn ra bên trong căn phòng. Vị trí phòng, khoảng cách tới nhà hàng, nơi xe dừng, đường đi bộ và nhu cầu di chuyển của từng thành viên đều có thể ảnh hưởng tới cảm nhận của khách trong suốt kỳ nghỉ.
Đây là khác biệt tôi thấy rất rõ giữa resort và khách sạn trung tâm. Ở trung tâm, nhiều người bước ra cửa là bắt đầu ăn uống, mua sắm hoặc đi bộ. Tại khu nghỉ dưỡng, chính quãng đường từ phòng tới các tiện ích cũng là một phần của kỳ nghỉ.
Với người trẻ, điều đó có thể không đáng kể. Nhưng khi trong gia đình có ông bà, trẻ nhỏ hoặc nhiều hành lý, vị trí phòng bắt đầu trở nên quan trọng hơn.
Khách đang cân nhắc khu vực này có thể xem thêm kinh nghiệm chọn resort gần Hồ Tuyền Lâm theo nhu cầu thực tế.
Tôi kiểm tra những gì trong chuyến khảo sát Terracotta?
Tôi tập trung vào những gì có thể ảnh hưởng trực tiếp tới booking: cấu hình phòng, loại giường, sức chứa, không gian thực, phòng tắm, hướng nhìn, khoảng cách giữa các khu, ăn sáng, xe và khả năng phục vụ gia đình hoặc đoàn. Mục nào chưa đủ điều kiện kiểm tra thì tôi không kết luận thay cho khách.
Có những thứ chỉ cần nhìn là biết, chẳng hạn cách kê giường hoặc bố trí phòng. Nhưng cũng có những thứ không nên khẳng định sau vài phút đứng trong phòng.
Cách âm là một ví dụ. Nếu thời điểm khảo sát xung quanh quá yên tĩnh, tôi không thể chỉ đứng một lúc rồi nói phòng “cách âm rất tốt”. Nước nóng và áp lực nước cũng cần nhìn trong đúng điều kiện sử dụng.
Tôi luôn tách rõ điều mình đã quan sát được với điều đội ngũ phải kiểm lại khi khách gửi ngày ở cụ thể.
Sau khi đi thực tế, tôi chọn phòng Terracotta cho khách theo cách nào?
Tôi bắt đầu từ người ở chứ không bắt đầu từ phòng đắt nhất. Cần biết có bao nhiêu người lớn, bao nhiêu trẻ em, muốn một hay hai giường, có người cao tuổi không, khách định nghỉ nhiều trong resort hay đi ra ngoài thường xuyên rồi mới chọn hạng lưu trú phù hợp.
Khách có thể xem các lựa chọn hiện được Hoa Dalat Travel phân phối tại trang Terracotta Hotel & Resort Dalat. Khi nhận yêu cầu, tôi vẫn muốn đội ngũ hỏi thêm trước khi giữ phòng.
Hai phòng cùng đủ chỗ cho hai người chưa chắc mang lại trải nghiệm giống nhau. Một gia đình bốn người cũng không thể chỉ nói “cho tôi phòng bốn người” rồi dừng lại. Nếu trong đó có hai trẻ em, tuổi của từng trẻ có thể làm thay đổi cấu hình ngủ, breakfast và tổng chi phí.
Khách càng nói rõ từ đầu thì khả năng nhận đúng thứ mình cần càng cao.
Gia đình có trẻ em cần hỏi gì trước khi đặt Terracotta?
Gia đình nên gửi chính xác tuổi của từng trẻ, nhu cầu ngủ chung hay riêng và số người thực tế trong phòng. Sau đó mới kiểm sức chứa, giường phụ, số suất ăn sáng và phụ thu đang áp dụng. Tôi không dùng một chính sách cũ để báo cho mọi ngày lưu trú.
Đây là nhóm booking tôi thấy dễ phát sinh nhất nếu tư vấn quá nhanh.
Có trường hợp bố mẹ nghĩ trẻ ngủ chung nên chắc chắn miễn phí. Có trường hợp nhìn thấy phòng rộng rồi mặc định được ở thêm người. Những suy nghĩ này chỉ an toàn khi chính sách của đúng hạng phòng và đúng ngày ở cho phép.
Hoa Dalat Travel có riêng hướng dẫn chọn khách sạn Đà Lạt cho gia đình để khách hiểu vì sao số người chưa đủ, tuổi trẻ em cũng phải được khai báo trước.
Người cao tuổi ở Terracotta nên ưu tiên điều gì?
Với người cao tuổi, tôi ưu tiên vị trí phòng và quãng đường phải di chuyển trước khi ưu tiên view. Một phòng đẹp nhưng khiến khách phải đi xa tới nhà hàng hoặc điểm xe đón có thể không phải lựa chọn thuận tiện nhất cho một chuyến nghỉ dưỡng nhiều thế hệ.
Đây là điều rất dễ bị bỏ qua khi gia đình đặt phòng qua ảnh.
Người trẻ thường quan tâm view, ban công hoặc góc chụp. Với ông bà, tôi muốn biết đi từ phòng tới khu ăn uống có thuận không, hành lý được xử lý thế nào và lịch trình của gia đình có bắt mọi người ra vào resort nhiều lần hay không.
Tôi không mặc định Terracotta phù hợp với mọi người cao tuổi. Tôi chỉ xem resort là một lựa chọn, sau đó mới chọn vị trí và hạng phòng theo sức khỏe thực tế của người đi.
Vì sao tôi luôn hỏi rõ bữa sáng khi tư vấn resort?
Ở một khu nghỉ dưỡng tách khỏi lõi trung tâm, bữa sáng ảnh hưởng trực tiếp tới sự thuận tiện của gia đình và đoàn. Trước khi xác nhận, tôi muốn biết giá phòng gồm bao nhiêu suất, trẻ em tính thế nào và hình thức phục vụ ở đúng thời điểm khách lưu trú.
Khách đi hai người thường xử lý phần này đơn giản. Nhưng một gia đình nhiều trẻ hoặc đoàn vài chục phòng có thể phát sinh khoản đáng kể nếu số suất ăn sáng được hiểu sai.
Tôi không lấy một bữa sáng nhìn thấy trong ngày khảo sát rồi mặc định mọi ngày đều giống vậy. Hình thức phục vụ và chính sách cần được kiểm lại khi booking.
Khách muốn biết cách hỏi cho đúng có thể đọc kinh nghiệm đặt khách sạn Đà Lạt có ăn sáng.
Khách đi ô tô và đoàn đông cần quan tâm gì ngoài việc có bãi xe?
Tôi không dừng ở câu hỏi “có bãi xe không”. Với khách tự lái hoặc đoàn đông, cần biết xe loại gì, điểm trả khách ở đâu, hành lý được chuyển thế nào, từ xe tới phòng bao xa và nhiều khách nhận phòng cùng lúc có cần phương án tập trung riêng hay không.
Đối với một xe gia đình, nhu cầu khá đơn giản. Nhưng khi chuyển sang xe 16 chỗ hoặc nhiều xe chở đoàn, cùng một bãi đậu lại trở thành bài toán khác.
Đó là lý do Hoa Dalat Travel có riêng hướng dẫn chọn khách sạn Đà Lạt có chỗ đậu ô tô theo đúng loại xe.
Những video nào được ghi lại trong chuyến khảo sát Terracotta?
Chuyến đi có 11 video gồm hai video dài và chín video ngắn. Tôi giữ lại các đoạn ghi hình để người xem thấy thêm bối cảnh thực tế của lần khảo sát, bên cạnh 28 ảnh đã chụp tại resort và trong quá trình làm việc.
Video phản ánh những gì xuất hiện tại thời điểm chúng tôi ghi hình. Tôi không dùng các đoạn quay này để cam kết rằng một tiện ích, cách bố trí hoặc chính sách sẽ giữ nguyên mãi về sau.
Hai video dài trong chuyến đi
Chín video ngắn ghi lại chuyến khảo sát
Sau chuyến đi, tôi thấy Terracotta phù hợp với những ai?
Tôi thường cân nhắc Terracotta cho khách muốn nghỉ dưỡng ở Hồ Tuyền Lâm, cặp đôi thích không gian tách khỏi trung tâm, gia đình cần một kỳ nghỉ chậm hơn, nhóm đông quan tâm villa và đoàn cần nhiều phòng trong cùng một khu. Người ưu tiên đi bộ chợ đêm mỗi tối nên tính lại vị trí.
Cặp đôi muốn nghỉ dưỡng
Nếu mục tiêu chính là nghỉ, tận hưởng không gian xung quanh và không cần vào trung tâm liên tục, đây là kiểu khách tôi dễ đưa Terracotta vào danh sách cân nhắc hơn.
Gia đình nhiều thế hệ
Gia đình có thể tận dụng lợi thế của một khu nghỉ dưỡng rộng, nhưng vị trí phòng cần được chọn kỹ hơn khi có trẻ nhỏ hoặc người lớn tuổi.
Nhóm bạn và nhóm đông người
Nhóm đông có thêm lựa chọn khi xem villa, nhưng cần kiểm đúng sức chứa, số phòng ngủ và cấu hình giường thay vì chỉ nhìn số người tối đa.
Đoàn doanh nghiệp
Đoàn cần tính đồng thời số phòng, tỷ lệ Twin và Double, phương tiện, hành lý, breakfast và quá trình nhận phòng. Đây không còn là một booking khách lẻ được nhân số lượng lên.
Khách muốn ở ngay trung tâm
Nếu mục tiêu là tối nào cũng đi bộ chợ, ăn khuya và quay về phòng nhanh mà không cần xe, tôi sẽ cho khách so thêm khu vực trung tâm. Một resort tốt không có nghĩa là phù hợp với mọi hành trình.
Giám đốc Nguyễn Thị Tuyết Hoa tham gia chuyến đi như thế nào?
Giám đốc Nguyễn Thị Tuyết Hoa cùng tôi trực tiếp khảo sát sản phẩm và tham gia quá trình làm việc với đại diện Terracotta. Đây là hoạt động của Hoa Dalat Travel trong quá trình tìm hiểu sản phẩm và xây dựng quan hệ hợp tác bán phòng, không phải một chuyến tham quan cá nhân.
Trong quá trình làm việc, tôi quan tâm nhiều tới cách sản phẩm sẽ được tư vấn cho từng nhóm khách. Bà Nguyễn Thị Tuyết Hoa cùng tham gia việc quan sát sản phẩm và trao đổi với phía đối tác để những gì ghi nhận tại resort gắn với hoạt động của công ty sau chuyến đi.
Việc hai người cùng có mặt cũng giúp chúng tôi trao đổi ngay tại chỗ về những vấn đề cần làm rõ thêm trước khi một hạng phòng được tư vấn rộng hơn cho khách.
Chúng tôi trao đổi gì với phía Terracotta sau khi khảo sát?
Sau khi xem sản phẩm, Hoa Dalat Travel làm việc với đại diện Terracotta về việc phân phối phòng và cách phối hợp booking giữa hai bên. Những dữ liệu thương mại nội bộ như giá net, tỷ lệ chiết khấu hoặc điều khoản bảo mật không phải thông tin được công khai cho khách.
Đối với khách đặt phòng, những thứ cần rõ ràng lại rất cụ thể: đúng hạng phòng, đúng số khách, tổng tiền, số tiền cọc, quyền lợi đi kèm và điều kiện hủy.
Tôi không cho rằng việc có hợp đồng đồng nghĩa phải đưa toàn bộ hợp đồng lên website. Điều khách cần là biết Hoa Dalat Travel có quan hệ phân phối phòng thực tế và booking của mình có thể được đối chiếu, xác nhận theo quy trình giữa hai bên.
Việc ký hợp đồng đại lý cấp 1 có ý nghĩa gì với Hoa Dalat Travel?
Với tôi, giá trị của hợp đồng nằm ở việc Hoa Dalat Travel có một quan hệ phân phối phòng rõ ràng với Terracotta và một đầu mối để phối hợp booking. Nhưng hợp đồng chỉ thực sự hữu ích cho khách khi đi cùng dữ liệu khảo sát và quá trình tư vấn đúng nhu cầu.
Trình tự tôi muốn giữ là rất rõ: chúng tôi tới nơi, nhìn sản phẩm, đặt câu hỏi, làm việc với phía resort rồi mới sử dụng quan hệ đại lý để phục vụ khách.
Một tấm ảnh bắt tay có thể ghi lại khoảnh khắc hợp tác. Nhưng những gì giúp tôi tự tin hơn khi tư vấn lại nằm ở cả chuyến đi trước đó.
Đại lý cấp 1 có đồng nghĩa lúc nào cũng rẻ hơn không?
Không. Giá phải được kiểm ở cùng thời điểm và cùng điều kiện. Quan hệ đại lý giúp Hoa Dalat Travel tiếp cận chính sách dành cho kênh phân phối, nhưng không có nghĩa mọi ngày đều rẻ hơn, luôn còn phòng hoặc bất kỳ hạng nào cũng có cùng mức ưu đãi.
Tôi muốn khách hiểu điều này trước khi hỏi “bên anh giảm bao nhiêu phần trăm?”.
Một số thời điểm hoặc hạng phòng có thể có ưu đãi tới 30% theo chính sách đang áp dụng. Nhưng nếu một bên báo phòng không hoàn hủy còn bên kia báo phòng được hủy linh hoạt thì hai con số đó chưa thể đặt cạnh nhau để kết luận bên nào tốt hơn.
Muốn so chính xác phải đưa mọi điều kiện về cùng một mặt bằng.
| Tiêu chí | Điều cần đối chiếu |
|---|---|
| Ngày ở | Cùng check-in và check-out |
| Hạng phòng | Đúng cùng hạng |
| Số khách | Cùng người lớn và trẻ em |
| Ăn sáng | Cùng số suất |
| Giường phụ | Cùng điều kiện |
| Hoàn hủy | Cùng chính sách |
| Giá cuối | So tổng tiền thực trả |
Hoa Dalat Travel kiểm tra một booking Terracotta như thế nào?
Chúng tôi nhận ngày ở, số người lớn, tuổi trẻ em và nhu cầu phòng trước. Sau đó mới kiểm hạng phù hợp, tình trạng phòng, chính sách đại lý, breakfast, extra bed, tiền cọc và điều kiện hủy. Khách chỉ nên xác nhận khi những thông tin này đã rõ.
- Nhận ngày check-in và check-out.
- Nhận số người lớn.
- Nhận tuổi từng trẻ em.
- Xác định số phòng hoặc nhu cầu villa.
- Làm rõ Double, Twin hoặc cấu hình ngủ mong muốn.
- Kiểm phòng trống theo đúng ngày.
- Đối chiếu với hạng lưu trú phù hợp.
- Kiểm chính sách giá đang áp dụng.
- Kiểm breakfast, trẻ em và extra bed.
- Kiểm số tiền cần cọc.
- Gửi điều kiện hủy hoặc đổi.
- Xác nhận booking sau khi khách đồng ý.
Khách lần đầu đặt lưu trú có thể tham khảo quy trình đặt khách sạn, villa và resort Đà Lạt để biết những thông tin nên khóa lại trước khi chuyển tiền.
Những điều nào tôi không muốn khách bỏ qua trước khi đặt Terracotta?
Đừng chỉ hỏi giá. Hãy xác nhận đúng phòng, đúng số khách, trẻ em, giường, breakfast, phương tiện, điều kiện cọc và hủy. Nếu gia đình muốn thường xuyên vào trung tâm, cũng nên tính trước thời gian và cách di chuyển để tránh chọn một kỳ nghỉ không đúng thói quen của mình.
- Tên chính xác của hạng phòng hoặc villa.
- Số khách tiêu chuẩn.
- Tuổi từng trẻ em.
- Double, Twin hoặc cấu hình giường thực tế.
- Số suất ăn sáng.
- Extra bed nếu cần.
- Vị trí phòng nếu có người cao tuổi.
- Phương tiện khi ra vào resort.
- Tổng giá cuối cùng.
- Số tiền cọc.
- Điều kiện hủy hoặc đổi ngày.
Tôi đặc biệt coi trọng phần cọc và hủy vì đây thường là lúc tranh chấp xuất hiện nếu hai bên chỉ trao đổi bằng vài tin nhắn ngắn. Thông tin phải được gửi rõ trước khi tiền được chuyển.
Sau chuyến khảo sát, điều gì được giữ lại để tư vấn khách?
Thứ có giá trị nhất không phải một album ảnh đẹp. Chúng tôi giữ lại ảnh, video và những ghi nhận giúp đội tư vấn đặt câu hỏi đúng hơn về phòng, giường, số khách, vị trí, di chuyển, ăn sáng, xe và nhóm khách phù hợp.
Tôi không kỳ vọng một chuyến đi có thể trả lời mọi câu hỏi về Terracotta mãi mãi.
Giá thay đổi. Phòng trống thay đổi. Chính sách trẻ em, phụ thu và hủy phòng cũng có thể đổi theo giai đoạn. Nhưng hiểu cấu trúc sản phẩm và biết những điểm nào phải xác nhận lại giúp đội ngũ làm việc nhanh và chính xác hơn.
Khi cần đối chiếu thông tin cơ sở lưu trú từ nguồn quản lý nhà nước, khách có thể tham khảo Cơ sở dữ liệu ngành Du lịch về Terracotta Đà Lạt.
Tôi rút ra điều gì sau chuyến khảo sát Terracotta?
Điều tôi nhớ nhất là không thể bán một resort chỉ bằng cảm giác “đẹp”. Người tư vấn phải hiểu ai sẽ ở, ở phòng nào, di chuyển ra sao và điều kiện booking thế nào. Hợp đồng cho chúng tôi quan hệ phân phối; chuyến khảo sát giúp chúng tôi sử dụng quan hệ đó có trách nhiệm hơn với khách.
- Ảnh đẹp chỉ là bước đầu. Khách vẫn cần biết căn phòng phù hợp với mình hay không.
- Phòng đắt hơn chưa chắc đúng hơn. Nhu cầu của người ở mới là tiêu chí đầu tiên.
- Tuổi trẻ em phải khai báo trước. Chỉ một chi tiết này có thể làm thay đổi phương án phòng và tổng tiền.
- Khoảng cách trong resort có ảnh hưởng thật. Nhất là với trẻ nhỏ, người cao tuổi và hành lý nhiều.
- Người cao tuổi nên ưu tiên sự thuận tiện trước view.
- Giá chỉ có ý nghĩa khi so cùng điều kiện.
- Khảo sát không làm thông tin đúng mãi mãi. Chính sách vẫn phải được cập nhật theo ngày khách đặt.
Muốn kiểm tra giá Terracotta qua Hoa Dalat Travel cần gửi gì?
Khách gửi ngày nhận phòng, ngày trả phòng, số người lớn, tuổi trẻ em, số phòng hoặc nhu cầu villa và loại giường mong muốn. Hoa Dalat Travel sẽ kiểm lựa chọn phù hợp, phòng trống, quyền lợi, giá đang áp dụng và điều kiện booking trước khi khách quyết định.
Điều tôi muốn giữ lại sau chuyến đi Terracotta là gì?
Không phải câu chuyện Hoa Dalat Travel đã ký thêm một hợp đồng. Điều quan trọng với tôi là trước khi bán sản phẩm, chúng tôi đã tới nơi, xem thực tế, gặp người phụ trách và mang những gì ghi nhận được trở lại quá trình tư vấn khách.
Hợp đồng xác nhận quan hệ giữa Hoa Dalat Travel và phía resort. Nhưng hợp đồng không tự trả lời gia đình bốn người nên chọn phòng nào, ông bà nên ở đâu cho thuận tiện hoặc đoàn nhiều phòng phải chuẩn bị việc check-in ra sao.
Những câu hỏi đó chỉ được giải quyết khi người tư vấn thực sự hiểu người đi và có đủ dữ liệu về sản phẩm.
Đó là lý do tôi vẫn muốn tiếp tục những chuyến khảo sát như Terracotta. Không phải để có thêm một tấm ảnh đứng trước khách sạn, mà để khi khách hỏi một câu cụ thể, đội ngũ Hoa Dalat Travel có thể trả lời bằng những gì mình đã tìm hiểu và kiểm tra.
