Tôi là Nguyễn Xuân Đức, CEO Hoa Dalat Travel. Trong chương trình Đà Lạt 3 ngày 2 đêm dành cho khoảng 150 thành viên EAST MINERALS GROUP, tôi trực tiếp có mặt tại Dalat Wonder Resort để theo dõi cách đoàn được phục vụ trong thực tế, từ lưu trú, tập trung khách đến chương trình Teambuilding và Gala Dinner.
Với một đoàn khoảng 150 người, điều tôi quan tâm không nằm ở từng dịch vụ riêng lẻ. Xe, phòng nghỉ, hành lý, giờ ăn, lịch tham quan, Teambuilding và Gala Dinner phải nối với nhau thành một hành trình thống nhất. Chỉ cần một khâu chậm, những hoạt động phía sau rất dễ bị ảnh hưởng.
Đây cũng là dịp để tôi nhìn Dalat Wonder Resort dưới một góc khác. Trước đó, tôi đã trực tiếp khảo sát sản phẩm lưu trú và làm việc về hợp tác bán phòng. Lần này, thay vì chỉ xem resort có những gì, tôi quan sát cách một đoàn doanh nghiệp đông khách thực sự sử dụng nơi lưu trú trong một chương trình kéo dài nhiều ngày.
Chương trình của EAST MINERALS GROUP tại Đà Lạt được tổ chức như thế nào?
EAST MINERALS GROUP sử dụng chương trình Đà Lạt 3 ngày 2 đêm của Hoa Dalat Travel cho đoàn khoảng 150 khách. Đoàn lưu trú tại Dalat Wonder Resort và trong hành trình có hai hoạt động tập thể quan trọng là Teambuilding và Gala Dinner.
| Nội dung | Thông tin |
|---|---|
| Khách hàng doanh nghiệp | EAST MINERALS GROUP |
| Đơn vị tổ chức | Hoa Dalat Travel |
| Quy mô đoàn | Khoảng 150 khách |
| Thời lượng | 3 ngày 2 đêm |
| Lưu trú | Dalat Wonder Resort |
| Hoạt động chính | Tham quan – Teambuilding – Gala Dinner |
| Người trực tiếp kiểm tra | CEO Nguyễn Xuân Đức |
Đối với đoàn cần kết hợp lưu trú, tham quan và hoạt động nội bộ trong cùng chuyến đi, cấu trúc tour Đà Lạt 3 ngày 2 đêm trọn gói theo lịch trình là khoảng thời gian đủ để bố trí các phần chính mà không phải dồn toàn bộ trải nghiệm vào một ngày.
Vì sao tôi trực tiếp có mặt khi đoàn 150 khách đang vận hành?
Tôi muốn nhìn thấy chương trình ở thời điểm khách thực sự đang sử dụng dịch vụ. Một lịch trình trên giấy có thể hợp lý, nhưng khi khoảng 150 người cùng xuống xe, nhận phòng, tập trung Teambuilding rồi chuẩn bị Gala Dinner, những điểm cần điều chỉnh mới thể hiện rõ.
Tôi không có mặt để thay đội điều hành thực hiện mọi công việc. Điều tôi quan tâm là các mắt xích có đang nối với nhau hay không.
Giờ kết thúc một hoạt động không thể được nhìn riêng. Sau đó khách còn phải di chuyển, nghỉ, thay trang phục hoặc tập trung cho nội dung tiếp theo. Với một đoàn đông, khoảng chuyển này lớn hơn rất nhiều so với nhóm gia đình hoặc đoàn nhỏ.
Đó cũng là lý do khi xây chương trình tour Đà Lạt cho công ty theo quy mô đoàn, Hoa Dalat Travel không chỉ ghép điểm tham quan mà còn phải tính thời gian lưu trú, ăn uống, xe, hoạt động nội bộ và những khoảng chuyển giữa chúng.
Điều gì khác biệt khi tổ chức tour cho khoảng 150 khách doanh nghiệp?
Khác biệt lớn nhất nằm ở tính đồng bộ. Một người chậm vài phút gần như không đáng kể, nhưng một nhóm chậm có thể khiến xe hoặc hoạt động tiếp theo phải chờ. Vì vậy đoàn đông cần được chia thành những nhóm dễ quản lý nhưng vẫn chạy theo một lịch chung.
Trong thực tế, không có chuyện 150 người cùng di chuyển với một tốc độ. Có khách xuống xe nhanh, có người cần lấy thêm hành lý; có người tập trung sớm, có người cần quay lại phòng.
Nếu chỉ nhìn người đầu tiên hoàn tất một công đoạn, người điều hành rất dễ đánh giá sai thời gian cần thiết. Tôi thường quan tâm nhiều hơn tới thời điểm nhóm cuối cùng hoàn tất.
Với đoàn lớn, nguyên tắc đó ảnh hưởng trực tiếp tới giờ xe chạy, thời gian nhận phòng, thời điểm bắt đầu Teambuilding và cả giờ đón khách vào Gala Dinner.
Vì sao Dalat Wonder Resort là một mắt xích quan trọng của chương trình?
Trong hành trình này, Dalat Wonder không chỉ là nơi đoàn quay về ngủ. Đây là nơi khoảng 150 khách cùng lưu trú, tập trung và chuẩn bị cho các hoạt động quan trọng, vì vậy cách resort phối hợp với đơn vị tour ảnh hưởng trực tiếp tới nhịp chung của chương trình.
Khi một đoàn sử dụng nhiều phòng trong cùng khu nghỉ, lựa chọn nơi lưu trú không thể chỉ dựa vào việc phòng đẹp hay giá phù hợp.
Tôi quan tâm thêm tới đường xe đoàn, khu tập kết, khoảng cách từ phòng tới những khu vực khách phải sử dụng, cách tổ chức ăn uống và khả năng phối hợp khi nhiều thành viên cùng cần một dịch vụ trong cùng thời điểm.
Thông tin về sản phẩm lưu trú hiện có được cập nhật riêng tại trang Dalat Wonder Resort với hệ thống phòng và villa tại Hồ Tuyền Lâm, còn trải nghiệm của đoàn EAST MINERALS GROUP giúp tôi nhìn thêm cách sản phẩm đó được sử dụng khi quy mô khách tăng lên.
Từ lần khảo sát Dalat Wonder trước đó đến đoàn 150 khách, tôi kiểm chứng được điều gì?
Lần khảo sát đầu giúp tôi hiểu Dalat Wonder có những loại sản phẩm và không gian nào. Chương trình EAST MINERALS GROUP giúp tôi nhìn một vấn đề khó hơn: khi hàng trăm khách cùng sử dụng nơi lưu trú, tập trung Teambuilding và chuẩn bị Gala Dinner, các bộ phận phải phối hợp với nhau như thế nào.
Trước chương trình EAST MINERALS GROUP, tôi cùng bà Nguyễn Thị Tuyết Hoa đã trực tiếp đến resort khảo sát phòng, tiện ích và làm việc với phía đối tác. Toàn bộ quá trình đó được ghi lại trong chuyến khảo sát Dalat Wonder Resort và ký hợp tác đại lý cấp 1 của Hoa Dalat Travel.
Hai lần có mặt cho tôi hai lớp thông tin khác nhau.
| Giai đoạn | Điều được kiểm chứng |
|---|---|
| Khảo sát sản phẩm | Phòng, villa, khuôn viên và điều kiện phục vụ khách |
| Làm việc hợp tác | Quy trình phối hợp bán phòng giữa hai bên |
| Đoàn EAST MINERALS GROUP lưu trú | Cách khu nghỉ tiếp nhận một đoàn đông trong thực tế |
| Teambuilding | Khả năng tập trung và vận hành hoạt động tập thể |
| Gala Dinner | Khả năng kết nối lưu trú, hậu cần và chương trình buổi tối |
Khi đoàn 150 khách tới resort, tôi nhìn khâu tiếp nhận như thế nào?
Với đoàn lớn, tôi quan tâm từ lúc xe tới cho đến khi khách đã ổn định. Điểm xuống khách, hành lý, nơi tập trung, thông tin phòng và việc từng thành viên biết mình phải đi đâu đều ảnh hưởng tới thời gian chung.
Điều tôi muốn ở một chương trình doanh nghiệp là khách không phải tự đi tìm thông tin sau khi xuống xe.
Trước mỗi lần chuyển trạng thái, đoàn cần biết rõ điểm tập trung, người phụ trách và mốc tiếp theo. Việc đó càng quan trọng khi khách lưu trú trong một khu nghỉ có nhiều block hoặc nhiều khu vực khác nhau.
Vì sao danh sách phòng đặc biệt quan trọng với đoàn 150 khách?
Phân phòng cho đoàn lớn không nên bắt đầu tại quầy lễ tân. Danh sách lưu trú cần được xử lý trước càng đầy đủ càng tốt để khi khách tới, phần còn lại chủ yếu là xác nhận và đưa khách về đúng khu thay vì bắt đầu ghép từng người với từng phòng.
Một thay đổi tên khách có thể kéo theo thay đổi người ở cùng, cấu hình giường hoặc vị trí phòng.
Bởi vậy, điều quan trọng không chỉ là còn đủ số lượng phòng. Rooming list phải phản ánh đúng cách khách thực sự sẽ ở.
Những trường hợp cần hỗ trợ riêng cũng nên được tách khỏi dòng khách chính để một vấn đề của vài người không khiến cả đoàn phải chờ.
Phòng nghỉ ảnh hưởng gì tới Teambuilding và Gala Dinner?
Phòng nghỉ không tách khỏi lịch trình. Đây là nơi khách nghỉ giữa các hoạt động, thay trang phục và chuẩn bị cho chương trình buổi tối. Nếu vị trí phòng, thời gian gọi khách hoặc quãng đường tới điểm tập trung không được tính trước, phần lưu trú có thể làm thay đổi nhịp cả ngày.
Tôi đặc biệt chú ý tới những khoảng mà khách phải quay về phòng rồi lại tập trung.
Đây là lúc đoàn tách ra nhiều hướng và bắt đầu xuất hiện độ trễ. Có người chuẩn bị rất nhanh, có người cần nhiều thời gian hơn.
Vì vậy giờ gọi khách phải được tính ngược từ giờ chương trình dự kiến bắt đầu thay vì tới đúng giờ mới yêu cầu cả đoàn có mặt.
Tôi kiểm tra những gì trước chương trình Teambuilding?
Trước khi đoàn tập trung, tôi quan tâm khu vực tổ chức, luồng khách đi vào sân, vị trí âm thanh, đạo cụ, phạm vi hoạt động và khoảng cách khách phải di chuyển. Tôi cũng nhìn xem đội vận hành có đủ khoảng trống để xử lý khi một nhóm cần hỗ trợ hay thời tiết thay đổi hay không.
Một chương trình Tour Team Building Đà Lạt dành cho doanh nghiệp không bắt đầu khi MC cầm micro. Nó bắt đầu từ cách bãi chơi được chuẩn bị và cách khách được đưa tới điểm tập trung.
Với đoàn đông, nếu khách không biết đứng ở đâu hoặc dòng người cùng dồn vào một điểm, những phút đầu rất dễ bị mất chỉ để sắp xếp lại.
Khi khoảng 150 khách cùng tham gia Teambuilding, điều gì quyết định nhịp chương trình?
Với một đoàn đông, Teambuilding không thể chỉ dựa vào MC và trò chơi. Cách tập trung khách, chia nhóm, truyền đạt luật, đưa đạo cụ vào đúng lúc và chuyển từ nội dung này sang nội dung khác mới quyết định chương trình có giữ được nhịp hay không.
Phần đầu rất quan trọng. Nếu khách mất quá nhiều thời gian để ổn định, năng lượng của chương trình sẽ giảm trước cả khi hoạt động chính bắt đầu.
Sau khi chia nhóm, mỗi nhóm cần hiểu mình đang làm gì và đứng ở đâu. Với đoàn đông, chỉ cần một phần khách không nghe rõ hướng dẫn thì toàn bộ chương trình có thể phải dừng để phổ biến lại.
Tôi ưu tiên việc khách hiểu luật và cách tham gia trước khi cố đẩy chương trình thật nhanh.
Tôi quan sát điều gì khi Teambuilding đang diễn ra?
Tôi không chỉ nhìn không khí có sôi động hay không. Điều tôi quan tâm là khách có theo được hướng dẫn, các nhóm có bị ùn tại một khu vực, âm thanh có truyền được thông tin tới toàn đoàn và chương trình có giữ được mốc kết thúc cần thiết cho hoạt động buổi tối hay không.
Một chương trình đông người rất dễ tạo cảm giác vui khi nhìn từ xa. Nhưng người theo dõi vận hành cần nhìn sâu hơn.
Nhóm cuối có bắt kịp không? Một phần chương trình có mất nhiều thời gian hơn dự kiến không? Khách có bắt đầu xuống sức hay có nhóm cần hỗ trợ riêng không?
Những tín hiệu đó giúp đội điều hành biết khi nào nên giữ nguyên nhịp và khi nào cần điều chỉnh.
Vì sao khoảng chuyển từ Teambuilding sang Gala Dinner rất quan trọng?
Teambuilding kết thúc không có nghĩa khách có thể bước ngay vào Gala Dinner. Cả đoàn còn cần quay về khu lưu trú, nghỉ, tắm, thay trang phục rồi tập trung lại. Nếu hoạt động buổi chiều kết thúc muộn, toàn bộ quỹ thời gian chuẩn bị trước Gala sẽ bị thu hẹp.
Đây là một trong những điểm tôi quan tâm nhất khi hai hoạt động lớn nằm cùng ngày.
Với một người, trễ 15 phút chỉ là 15 phút. Với khoảng 150 người, cùng khoảng thời gian đó có thể khiến quá trình tập trung lại kéo dài hơn đáng kể.
Trong lúc khách về phòng chuẩn bị, ê-kíp phụ trách chương trình buổi tối cũng phải làm việc song song. Hai phần không thể chờ nhau hoàn tất mới bắt đầu.
Tôi kiểm tra những gì ở Gala Dinner của EAST MINERALS GROUP?
Với Gala Dinner, tôi quan tâm việc không gian đã sẵn sàng trước khi khách tới, khu vực đón khách có rõ ràng, sân khấu và kỹ thuật có thể chạy theo chương trình, đồng thời quá trình phục vụ tiệc phải phối hợp được với những nội dung đang diễn ra.
Dịch vụ tổ chức Gala Dinner Đà Lạt cho đoàn doanh nghiệp không đơn thuần là đặt đủ bàn để tất cả khách ăn cùng lúc.
Khách cần được đón và ổn định. Nội dung sân khấu cần chừa khoảng cho việc phục vụ món. Nếu bếp, nhân viên phục vụ và chương trình chạy ba nhịp khác nhau, người tham dự sẽ cảm nhận ngay sự đứt đoạn.
Tôi cũng chú ý tới thời điểm khách bước vào không gian tiệc. Sau một ngày có nhiều hoạt động, nhịp buổi tối cần chuyển từ vận động sang thư giãn và giao lưu một cách tự nhiên.
Gala Dinner của đoàn đông khác một bữa tối bình thường ở điểm nào?
Khác biệt nằm ở việc bữa ăn và chương trình diễn ra đồng thời. Mốc phục vụ món, phát biểu, giao lưu và những nội dung trên sân khấu cần tránh chồng lên nhau. Với đoàn đông, một khâu chậm có thể khiến cả không gian phải chờ.
Đối với tôi, một Gala Dinner vận hành tốt không phải là chương trình lúc nào cũng ồn ào.
Có thời điểm cần tập trung vào sân khấu, nhưng cũng cần có khoảng để khách dùng tiệc, trò chuyện và nghỉ sau một ngày hoạt động.
Nếu mọi nội dung được ép nối liên tục, người tham dự rất dễ mệt và giảm sự tập trung về cuối chương trình.
Hoa Dalat Travel và Dalat Wonder Resort cần phối hợp ra sao khi phục vụ đoàn lớn?
Đoàn đông chỉ vận hành thuận lợi khi bên tour và resort nhìn cùng một chương trình. Lưu trú, lễ tân, ăn uống, khu tập trung và hoạt động sự kiện có liên hệ trực tiếp với lịch xe và lịch đoàn, vì vậy thay đổi ở một đầu cần được truyền tới các bộ phận có liên quan.
Tôi không nhìn sự phối hợp theo kiểu mỗi bên hoàn thành đúng phần việc của mình là đủ.
Nếu giờ tập trung thay đổi nhưng bộ phận phục vụ liên quan chưa nhận được thông tin, sự chậm trễ vẫn có thể xảy ra. Ngược lại, nếu resort có một thay đổi ảnh hưởng tới khách mà đội điều hành tour không cập nhật, hướng dẫn viên sẽ bị động khi đứng trước đoàn.
Đó là lý do những mốc quan trọng phải được thống nhất giữa những người trực tiếp chịu trách nhiệm.
Một tour 3 ngày 2 đêm có Teambuilding và Gala cần những lớp vận hành nào?
Chương trình không chỉ gồm xe, khách sạn và điểm tham quan. Với đoàn doanh nghiệp, lưu trú, giờ ăn, hướng dẫn viên, Teambuilding, Gala Dinner và những khoảng khách nghỉ hoặc thay trang phục đều phải được đặt trên cùng một lịch vận hành.
- Lịch đoàn: khách đang ở đâu và mốc tiếp theo là gì.
- Phương tiện: xe phải sẵn sàng trước khi khách tập trung.
- Lưu trú: phòng, danh sách khách và những thay đổi phát sinh.
- Ăn uống: giờ phục vụ phải phù hợp lịch di chuyển.
- Teambuilding: setup, tập trung, vận hành và kết thúc.
- Gala Dinner: không gian, kỹ thuật, chương trình và phục vụ.
- Điều hành: thông tin giữa các bộ phận phải được cập nhật khi có thay đổi.
Phương tiện cũng nằm trong chuỗi này. Với đoàn cần nhiều xe hoặc lịch đón – trả theo chương trình riêng, dịch vụ thuê xe ô tô Đà Lạt cho đoàn công ty cần được bố trí cùng lịch tour thay vì tách thành một hợp đồng vận chuyển độc lập về mặt vận hành.
Điều gì khó nhất khi phục vụ một đoàn khoảng 150 khách?
Điều khó nhất không nằm ở một dịch vụ riêng lẻ. Khó nhất là giữ cho nhiều dịch vụ cùng chạy đúng nhịp khi khách liên tục chuyển từ xe sang resort, từ phòng tới hoạt động, từ Teambuilding về nghỉ rồi sang Gala Dinner. Càng nhiều điểm giao, chương trình càng cần được theo dõi tổng thể.
Đây là lý do tôi không thích những lịch trình được xếp quá kín.
Nếu mọi hoạt động đều nằm sát nhau tới từng phút, chương trình gần như không còn khả năng hấp thụ độ trễ tự nhiên của một đoàn đông.
Một khoảng dự phòng hợp lý không phải thời gian bỏ phí. Nó là phần giúp toàn bộ hành trình vẫn giữ được nhịp khi một công đoạn thực tế lâu hơn dự kiến.
7 điều tôi rút ra sau khi theo dõi chương trình EAST MINERALS GROUP
Điều lớn nhất tôi ghi nhận là đoàn doanh nghiệp không thể vận hành như khách lẻ nhân lên nhiều lần. Cần chia cấu trúc quản lý, tính thời gian theo nhóm hoàn tất cuối cùng và giữ khoảng chuyển giữa các hoạt động để một phần chương trình không kéo trễ toàn bộ phần còn lại.
- Danh sách lưu trú phải được chuẩn bị càng rõ càng tốt trước ngày đi. Những thay đổi sát giờ nên được tách riêng để xử lý.
- Mỗi lần tập trung cần có một điểm và một mốc rõ ràng. Không để khách tự suy đoán nơi gặp tiếp theo.
- Đoàn lớn nên được quản lý thành những nhóm dễ kiểm soát. Việc xác nhận số lượng sẽ nhanh hơn.
- Teambuilding phải tính cả thời gian khách di chuyển từ khu lưu trú tới điểm tập trung. Không chỉ tính thời lượng trò chơi.
- Cần có khoảng chuyển đủ giữa Teambuilding và Gala Dinner. Khách cần nghỉ và chuẩn bị lại.
- Resort và đơn vị tour cần thống nhất các mốc thời gian quan trọng. Khi một đầu thay đổi, các đầu liên quan phải được cập nhật.
- Người giám sát cần nhìn cả hành trình. Một khâu chạy tốt nhưng làm chậm hoạt động phía sau vẫn cần được xem lại.
Video thực tế ghi lại chương trình EAST MINERALS GROUP
Video dưới đây ghi lại một phần chương trình thực tế của đoàn. Hình ảnh chuyển động giúp quan sát thêm quy mô và không khí của hành trình bên cạnh bộ ảnh được ghi tại Dalat Wonder Resort, khu Teambuilding và Gala Dinner.
Mô hình 3N2Đ kết hợp Teambuilding và Gala Dinner phù hợp với doanh nghiệp nào?
Mô hình này phù hợp với doanh nghiệp muốn kết hợp nghỉ ngơi, tham quan và hoạt động nội bộ trong cùng hành trình. Tuy nhiên quy mô đoàn, nơi lưu trú, thời gian Teambuilding và cách tổ chức Gala phải được điều chỉnh theo từng doanh nghiệp thay vì sử dụng nguyên một chương trình cho mọi đoàn.
Đoàn 50 người và đoàn 150 người không chỉ khác nhau ở số ghế xe hoặc số phòng.
Khi số lượng tăng, yêu cầu về điểm tập trung, thời gian di chuyển, không gian hoạt động, ăn uống và nhân sự điều phối cũng thay đổi.
Nơi lưu trú cũng không bắt buộc phải là Dalat Wonder Resort. Khách sạn hoặc resort cần được chọn từ số lượng phòng, ngân sách, phương tiện, mục tiêu chuyến đi và cách doanh nghiệp muốn triển khai hoạt động nội bộ.
Doanh nghiệp muốn tổ chức tour Đà Lạt 3 ngày 2 đêm cần gửi những thông tin gì?
Doanh nghiệp nên gửi số lượng khách dự kiến, ngày đi, điểm xuất phát, tiêu chuẩn lưu trú và yêu cầu về Teambuilding hoặc Gala Dinner. Từ các dữ liệu này, Hoa Dalat Travel mới có thể kiểm tuyến, phòng, phương tiện và xây chương trình phù hợp với quy mô đoàn.
Điều tôi muốn giữ lại sau chương trình EAST MINERALS GROUP là gì?
Tôi không chỉ nhìn chương trình qua việc đoàn đã hoàn tất Teambuilding hay Gala Dinner. Điều có giá trị hơn là nhìn được cách hàng trăm khách di chuyển qua từng lớp dịch vụ và những điểm Hoa Dalat Travel cần tiếp tục chuẩn hóa khi phục vụ các đoàn doanh nghiệp sau này.
Lần khảo sát Dalat Wonder trước đó giúp tôi hiểu sản phẩm.
Chương trình EAST MINERALS GROUP giúp tôi nhìn thấy sản phẩm đó khi được một đoàn đông sử dụng thật.
Một lần trả lời câu hỏi nơi lưu trú có những gì. Lần còn lại trả lời câu hỏi khó hơn: khi hàng trăm người cùng ở, tập trung, tham gia Teambuilding và Gala Dinner trong một hành trình 3 ngày 2 đêm, Hoa Dalat Travel và resort phải phối hợp thế nào để từng phần không tách rời khỏi toàn bộ chuyến đi.
Đó là lý do tôi vẫn muốn trực tiếp có mặt tại những chương trình đoàn lớn. Không phải để thay đội ngũ làm từng công việc, mà để nhìn cả hệ thống khi nó đang vận hành với khách thật.
