Quy Định Đặt Tour Đà Lạt Tại Hoa Dalat Travel
Hoa Dalat Travel công khai quy định này để khách biết cần cung cấp thông tin gì, khi nào chỗ được xác nhận, nhận chứng từ nào, cách thanh toán, thay đổi lịch trình và liên hệ ai khi dịch vụ có sai lệch.
Quy định chung được áp dụng cùng báo giá, chương trình, voucher, hợp đồng và các chính sách chuyên biệt. Khi có khác biệt, nội dung được xác nhận riêng cho đúng booking được ưu tiên áp dụng.
Phạm vi áp dụng và thứ tự ưu tiên
| Thứ tự | Tài liệu | Vai trò |
|---|---|---|
| 1 | Hợp đồng và phụ lục đã được hai bên xác nhận | Áp dụng cho tour riêng, tour đoàn, chương trình doanh nghiệp hoặc booking có điều kiện chi tiết. |
| 2 | Voucher, giấy xác nhận dịch vụ hoặc vé | Ghi ngày dùng, số khách, quyền lợi, điểm đón và điều kiện của đúng booking. |
| 3 | Báo giá hoặc nội dung xác nhận chính thức | Ghi giá, khoản cọc, phần còn lại, dịch vụ bao gồm và chưa bao gồm. |
| 4 | Chính sách chuyên biệt | Thanh toán, hoàn hủy, trẻ em, bảo hiểm, giao nhận chứng từ, dữ liệu và khiếu nại. |
| 5 | Quy định đặt tour chung này | Giải thích quy trình và nguyên tắc áp dụng khi booking chưa có điều khoản cụ thể hơn. |
Quy trình đặt tour gồm sáu bước
- 01
Gửi nhu cầu
Khách cung cấp ngày đi, số người lớn, số trẻ em, thời lượng, loại tour, điểm đón và yêu cầu đặc biệt.
- 02
Nhận chương trình và báo giá
Hoa Dalat Travel thông báo lịch trình, quyền lợi, khoản chưa bao gồm, giá trẻ em, khoản cọc và điều kiện thay đổi.
- 03
Xác nhận nội dung booking
Khách kiểm tra ngày, số lượng, dịch vụ, tên người đặt và kênh liên hệ trước khi thanh toán.
- 04
Đặt cọc hoặc thanh toán
Khách chuyển đúng số tiền, đúng tài khoản hoặc thanh toán tại văn phòng theo hướng dẫn chính thức.
- 05
Hoa Dalat Travel giữ và xác nhận dịch vụ
Điều hành kiểm tra tour, xe, phòng, vé, hướng dẫn viên và trạng thái nhà cung cấp trước khi phát hành chứng từ.
- 06
Nhận voucher và thông tin trước giờ đi
Khách nhận tài liệu phù hợp, kiểm tra sai lệch và lưu đầu mối hỗ trợ trong hành trình.
Thông tin khách cần cung cấp
| Thông tin | Khi nào cần |
|---|---|
| Họ tên người đặt và số điện thoại | Cần cho mọi booking để liên hệ, gửi xác nhận và xử lý thay đổi. |
| Ngày đi, số khách và điểm đón | Cần để kiểm tra tour, phương tiện, sức chứa và giá. |
| Ngày sinh hoặc chiều cao trẻ em | Cần để tính giá tour, vé, ăn uống và quyền lợi của trẻ. |
| Họ tên từng hành khách | Cần khi lập danh sách đoàn, bảo hiểm, vé định danh hoặc nhà cung cấp yêu cầu. |
| CCCD, hộ chiếu hoặc giấy khai sinh | Chỉ yêu cầu khi hãng vận chuyển, bảo hiểm, cơ sở lưu trú, vé hoặc pháp luật cần xác minh. |
| Dị ứng, sức khỏe và hỗ trợ đặc biệt | Khách chủ động cung cấp phần liên quan để bố trí dịch vụ an toàn và phù hợp. |
| Thông tin xuất hóa đơn | Cung cấp đúng thời điểm và đúng nội dung theo hướng dẫn kế toán. |
Hoa Dalat Travel không yêu cầu mọi khách phải gửi bản chụp CCCD hoặc hộ chiếu cho mọi tour. Dữ liệu chỉ được thu trong phạm vi cần thiết và xử lý theo chính sách bảo mật và xử lý dữ liệu cá nhân.
Giá tour và quyền lợi phải được xác nhận thế nào?
Khách cần nhận được thông tin đủ để phân biệt giá quảng cáo, giá áp dụng cho booking và tổng chi phí dự kiến.
| Hạng mục | Nội dung cần kiểm tra |
|---|---|
| Tên tour và ngày đi | Tour ghép, tour riêng, tour nhiều ngày hoặc chương trình thiết kế. |
| Số khách | Người lớn, trẻ em, em bé và cách tính theo chiều cao hoặc độ tuổi. |
| Dịch vụ bao gồm | Xe, hướng dẫn viên, vé, ăn uống, lưu trú, bảo hiểm và các quyền lợi khác. |
| Dịch vụ chưa bao gồm | Chi tiêu cá nhân, phụ thu, dịch vụ tự chọn và khoản thanh toán tại điểm. |
| Điều kiện giá | Ngày thường, cuối tuần, lễ Tết, quỹ chỗ và thời hạn giữ giá. |
| Thanh toán | Khoản cọc, số còn lại, hạn thanh toán và trạng thái giữ chỗ. |
| Đổi và hủy | Điều kiện riêng của tour, phòng, xe, vé và nhà cung cấp. |
Giá chỉ được giữ trong thời hạn ghi trên báo giá hoặc xác nhận. Việc nhận báo giá không đồng nghĩa quỹ chỗ đã được khóa nếu khách chưa hoàn tất điều kiện giữ chỗ.
Quy định đặt cọc và thanh toán
| Loại dịch vụ | Mức cọc | Lưu ý |
|---|---|---|
| Tour ghép một ngày | 100.000 đồng/khách | Áp dụng khi chương trình không có điều kiện riêng khác được thông báo trước. |
| Tour nhiều ngày | Tối thiểu 50% | Số tiền cụ thể theo lịch trình, phòng, vé, phương tiện và ngày đi. |
| Tour riêng, tour đoàn và doanh nghiệp | Tối thiểu 50% hoặc theo hợp đồng | Có thể chia thành nhiều đợt theo tiến độ đặt dịch vụ. |
| Booking sát ngày hoặc dịch vụ không hoàn | Theo điều kiện thực tế, có thể yêu cầu thanh toán toàn bộ | Phải được thông báo trước khi khách chuyển tiền. |
Khoản còn lại được thanh toán theo thời hạn ghi trong xác nhận hoặc hợp đồng. Không áp dụng một mốc chung cho mọi tour. Khách cần kiểm tra phương thức, tài khoản, chứng từ và nguyên tắc đối chiếu tại chính sách thanh toán của Hoa Dalat Travel.
Khi nào booking được xem là đã giữ chỗ?
Một booking được xem là đã giữ chỗ khi có đủ các yếu tố phù hợp:
- Khách đã đồng ý chương trình, ngày đi, số khách và giá.
- Khoản cọc hoặc thanh toán đã được Hoa Dalat Travel đối chiếu.
- Tour, xe, phòng, vé hoặc nguồn lực liên quan đã được xác nhận.
- Khách nhận được giấy xác nhận, voucher, hợp đồng hoặc thông báo giữ chỗ bằng văn bản.
Biên lai chuyển khoản chỉ chứng minh giao dịch tiền; không tự thay thế voucher hoặc xác nhận dịch vụ. Chứng từ khách sẽ nhận được quy định tại chính sách giao nhận chứng từ và vé dịch vụ.
Voucher có luôn là hợp đồng điện tử không?
Không. Giá trị và nội dung của voucher phụ thuộc thông tin được ghi trên tài liệu, cách phát hành và thỏa thuận của hai bên. Tour đoàn hoặc chương trình phức tạp có thể cần hợp đồng và phụ lục riêng.
Voucher có luôn được ký số hoặc có mã QR không?
Không. Chứng từ có thể là PDF, hình ảnh, mã đặt chỗ, danh sách tên, mã QR hoặc văn bản xác nhận tùy dịch vụ và hệ thống nhà cung cấp.
Quy định đối với trẻ em
| Chiều cao | Mức giá tour | Điều cần xác nhận |
|---|---|---|
| Dưới 90 cm | Miễn giá tour | Không mặc định có ghế, suất ăn, vé hoặc giường riêng. |
| Từ 90 cm đến dưới 1,2 m | 50% giá người lớn | Quyền lợi phải được ghi trong chương trình hoặc voucher. |
| Từ 1,2 m trở lên | Giá như người lớn | Áp dụng quyền lợi người lớn của đúng chương trình. |
| Điểm tham quan có mốc riêng | Theo bảng vé thực tế | Phần chênh lệch được thông báo theo booking. |
Chính sách khách sạn, vé, ăn sáng và giường phụ có thể dùng mốc tuổi khác. Gia đình cần xem đầy đủ tại chính sách áp dụng cho trẻ em.
Bảo hiểm trong chương trình tour
Đối với chương trình do Hoa Dalat Travel trực tiếp tổ chức, bảo hiểm được thực hiện theo booking, danh sách và hợp đồng bảo hiểm áp dụng cho đoàn. Khách cần cung cấp thông tin đúng và kiểm tra:
- Booking có bao gồm bảo hiểm hay không.
- Thời gian và phạm vi hiệu lực.
- Hạn mức của từng quyền lợi.
- Điều kiện về độ tuổi, sức khỏe và hoạt động đặc biệt.
- Đầu mối thông báo khi xảy ra sự cố.
Không sử dụng một hạn mức hoặc danh sách loại trừ chung cho mọi tour. Chi tiết được công bố tại chính sách bảo hiểm du lịch của Hoa Dalat Travel.
Thay đổi ngày đi, số khách và nội dung tour
Khách nên yêu cầu thay đổi ngay khi biết nhu cầu mới. Khả năng điều chỉnh phụ thuộc trạng thái giữ chỗ, thời điểm sử dụng và điều kiện của từng hạng mục.
| Trạng thái | Khả năng xử lý |
|---|---|
| Chưa đặt nhà cung cấp | Thường có thể điều chỉnh, nhưng cần báo giá lại nếu số khách hoặc chương trình thay đổi. |
| Đã giữ xe, phòng hoặc nhân sự | Cần kiểm tra quỹ chỗ, chênh lệch giá và chi phí phát sinh. |
| Đã xuất vé hoặc dịch vụ không hoàn | Có thể bị hạn chế, từ chối hoặc phát sinh phí theo nhà cung cấp. |
| Sát giờ khởi hành | Ưu tiên phương án khả thi nhưng không bảo đảm thay đổi được. |
| Sai do Hoa Dalat Travel | Công ty phối hợp sửa và chịu phần chi phí thuộc trách nhiệm của mình. |
Không có một mốc thời gian chung bảo đảm mọi yêu cầu thay đổi đều miễn phí. Mọi điều chỉnh chỉ có hiệu lực sau khi Hoa Dalat Travel xác nhận lại bằng văn bản.
Hủy tour, phí hủy và hoàn tiền
Phí hủy được xác định theo loại tour, ngày hủy, vé đã xuất, phòng đã giữ, phương tiện, nhà hàng, nhân sự và điều kiện của nhà cung cấp. Hoa Dalat Travel thông báo:
- Khoản nào có thể hoàn.
- Khoản nào không thể thu hồi.
- Phí đổi hoặc hủy có căn cứ.
- Thời gian dự kiến hoàn tiền.
- Chứng từ hoặc xác nhận cần bổ sung.
Không áp dụng một bảng phí suy đoán hoặc cam kết mọi khoản đều được thu hồi. Quy định chi tiết nằm tại chính sách đổi, hủy và hoàn tiền.
Xử lý thời tiết xấu và sự kiện bất khả kháng
Khi thiên tai, dịch bệnh, lệnh hạn chế, đóng cửa điểm, gián đoạn giao thông hoặc sự kiện ngoài khả năng kiểm soát ảnh hưởng đến tour, các bên ưu tiên an toàn và giảm thiệt hại.
Các phương án có thể xem xét
- Đổi thứ tự hoặc thay điểm tương đương.
- Dời ngày sử dụng nếu nguồn lực cho phép.
- Bảo lưu một phần hoặc toàn bộ giá trị theo thỏa thuận.
- Hoàn phần chi phí thu hồi được.
- Khấu trừ chi phí hợp lý đã phát sinh và không thể hoàn.
Không mặc định áp dụng
- Bảo lưu 100% trong 12 tháng cho mọi trường hợp.
- Hoàn 100% bất kể chi phí đã trả cho nhà cung cấp.
- Giữ nguyên giá khi ngày mới thuộc mùa giá khác.
- Giữ nguyên toàn bộ điểm khi điểm tham quan đóng cửa.
- Hoa Dalat Travel đại diện pháp lý cho khách trong mọi tranh chấp.
Phương án cuối cùng được xác định theo hợp đồng, khả năng thu hồi chi phí và thỏa thuận của các bên.
Giờ tập trung và trường hợp khách đến muộn
Khách cần có mặt đúng giờ và giữ liên lạc với hướng dẫn viên hoặc điều hành. Khi có nguy cơ đến muộn, khách phải báo ngay để kiểm tra phương án chờ, đổi điểm đón hoặc tự di chuyển tới điểm tiếp theo.
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Khách báo trước và thời gian cho phép | Điều hành kiểm tra khả năng chờ mà không ảnh hưởng đáng kể đến đoàn. |
| Xe không thể tiếp tục chờ | Khách có thể được hướng dẫn tự di chuyển đến điểm hẹn tiếp theo, chi phí được thông báo theo tình huống. |
| Không liên lạc được với khách | Tour có thể khởi hành để bảo vệ quyền lợi chung; điều hành tiếp tục tìm cách liên hệ. |
| Khách không thể tham gia | Xử lý phần dịch vụ chưa sử dụng theo điều kiện hoàn hủy, không tự động gắn nhãn “hủy tour” chỉ dựa trên một mốc phút cố định. |
Điều chỉnh thứ tự và nội dung lịch trình tại hiện trường
Điều hành hoặc hướng dẫn viên có thể thay đổi thứ tự điểm, giờ tham quan hoặc tuyến di chuyển khi giao thông, thời tiết, giờ mở cửa, mật độ khách hoặc an toàn yêu cầu.
Nguyên tắc điều chỉnh:
- Ưu tiên an toàn và khả năng thực hiện chương trình.
- Thông báo cho khách sớm nhất có thể.
- Không tự ý cắt quyền lợi chỉ để thuận tiện cho người phục vụ.
- Nếu một điểm không thể thực hiện, xem xét điểm thay thế, hoàn phần chênh lệch hoặc phương án khác theo booking.
- Ghi nhận sự thay đổi đáng kể để xử lý phản hồi sau chuyến đi.
Hoa Dalat Travel không cam kết mọi trường hợp đều giữ nguyên số điểm nếu điểm đóng cửa hoặc điều kiện không an toàn.
Trách nhiệm của Hoa Dalat Travel
- Cung cấp thông tin về lịch trình, giá và quyền lợi đúng với xác nhận.
- Phối hợp xe, hướng dẫn viên, phòng, vé và nhà cung cấp theo booking.
- Thông báo thay đổi quan trọng trong khả năng có thể.
- Áp dụng bảo hiểm khi chương trình thuộc phạm vi và đủ điều kiện.
- Tiếp nhận sự cố, xác minh chứng từ và xử lý phần trách nhiệm của công ty.
- Bảo vệ dữ liệu khách trong phạm vi cần thiết cho dịch vụ.
- Không dùng điều khoản chung để loại bỏ trách nhiệm do lỗi của mình.
Hoa Dalat Travel chịu trách nhiệm trong phạm vi dịch vụ do công ty xác nhận và phần việc thuộc khả năng kiểm soát; không bảo đảm tuyệt đối mọi rủi ro từ thời tiết, giao thông, hành vi của khách hoặc bên thứ ba.
Trách nhiệm của khách hàng
- Cung cấp thông tin đúng và thông báo sớm khi có thay đổi.
- Đọc chương trình, giá, quyền lợi, điều kiện và kiểm tra voucher.
- Thanh toán đúng thời hạn và đúng kênh xác nhận.
- Có mặt đúng giờ, giữ liên lạc và tuân thủ hướng dẫn an toàn.
- Tự bảo quản giấy tờ, tài sản, mã vé và dữ liệu cá nhân.
- Thông báo dị ứng, bệnh nền hoặc nhu cầu hỗ trợ có liên quan.
- Không thực hiện hành vi vi phạm pháp luật, gây nguy hiểm hoặc ảnh hưởng nghiêm trọng đến đoàn.
- Lưu chứng từ khi yêu cầu sửa, hoàn tiền hoặc khiếu nại.
Hóa đơn, phiếu thu và chứng từ giao dịch
Khách cần cung cấp thông tin xuất hóa đơn theo hướng dẫn của bộ phận phụ trách. Hóa đơn điện tử được lập theo dữ liệu giao dịch và quy định hiện hành; không mặc định được phát hành tự động sau khi tour kết thúc.
Giấy xác nhận đặt cọc, phiếu thu, voucher và hóa đơn có chức năng khác nhau. Khách cần kiểm tra loại tài liệu mình đã nhận thay vì dùng một chứng từ thay thế tất cả tài liệu khác.
Phản ánh khi dịch vụ không đúng xác nhận
Khách nên báo ngay trong hành trình nếu có thể để điều hành có cơ hội sửa tại hiện trường. Nội dung cần cung cấp gồm:
- Mã booking, tên người đặt và ngày đi.
- Dịch vụ được xác nhận và thực tế nhận được.
- Ảnh, video, hóa đơn, vé hoặc tin nhắn liên quan.
- Thời điểm đã báo hướng dẫn viên hoặc điều hành.
- Phương án khách đề nghị xem xét.
Việc xử lý dựa trên chứng từ, nguyên nhân và trách nhiệm của từng bên. Khách có thể xem quy trình tiếp nhận và giải quyết khiếu nại.
Danh sách kiểm tra trước khi đặt cọc
Liên hệ đặt tour và xác nhận booking
Đơn vị: Công ty TNHH Du Lịch Hoa Đà Lạt
Mã số thuế: 5801272036
Giấy phép lữ hành nội địa: 68-00012/2018/SVHTTDL-GP LHNĐ
Zalo OA: Gửi ngày đi và số lượng khách để nhận báo giá
Hotline: 02633 576 888 – 0961 246 379
Email: lienhe@hoadalattravel.vn
Địa chỉ: Hẻm 503, Số mới/275 Đường Nguyên Tử Lực, Lâm Viên – Đà Lạt, Lâm Đồng 66124.
Giờ hỗ trợ: 07:00–21:00 hằng ngày.
Khi liên hệ, khách nên gửi ngày đi, số người lớn, chiều cao trẻ em, thời lượng mong muốn, điểm đón và nhu cầu tour ghép hoặc tour riêng.